有些年鉴条目每年都会看到很多冗余信息。这些冗余信息不仅需要编辑花时间去剔除，而且会和有价值的信息混杂，冲淡主题，稀释价值，让编辑一时难以取舍，从而影响编校质量。出现冗余信息与作者对年鉴的认识不够到位、理解不够深刻有关。这就要求年鉴在组稿时强化年鉴媒体的传播特点，对年鉴的商品性和日常文字材料的产品性加以严格区别。
一、常见的三种冗余信息
第一种是趋零信息。这一类信息就是通常所说的“废话”、“套话”和“赘语”，其所传递的信息价值几乎近于零，读者使用价值极低。趋零信息在年鉴稿件中主要有两种表现形式：一是显性的表现形式；二是隐性的表现形式。显性的，诸如“以……全会为指引……，团结在……周围”、“在党委和政府的领导下”、“进一步解放思想，抢抓机遇，真抓实干，较好地完成各项目标任务”等，毫无用处。有时候一大段内容只用一句话就可以解决问题，而那句有用的话却淹没在重得吓人的“套话”中。隐性的，诸如“凸现品牌，树立形象，软件、硬件都上了一个新台阶”，“……工作持续健康稳步向前发展”等，属于“赘语”。此类“赘语”在稿件中一般是在一些百分比增长多少、全年做了哪几点工作等叙述文字后出现。有了具体的百分比增长数和具体的工作，已经以事实表明“上了一个新台阶”、“持续健康稳步向前发展”，其后再来一句“上了一个新台阶”和“持续健康稳步向前发展”，完全没有必要。年鉴用事实说话，事实已经明白无误，再作补充说明的话，就显得“赘”，内容重叠。后面的“赘语”是定性的，是主观性的结论，完全可以交给读者去说。
第二种是过程信息。就是在叙述一件事情时，详细介绍事情的过程，而对读者最想看的结果却一笔带过。作者沉醉于介绍怎么做，而读者却一心想看做的是什么内容。年鉴应该尽量压缩过程信息。事实上，在年鉴的原稿中过程信息有很多，令人心急，想看的内容看不到，不想看的内容还得耐心看。
第三种是内视信息。即所叙述的内容仅限于单位内部，且与其他单位、行业又存在着共性。内视信息传播范围窄，对外辐射力弱。
上述三种冗余信息带有明显的总结、报告、汇报等日常文字材料的特点，在组织系统内部传播，是可以的，而拿到年鉴中来，就不妥了。年鉴属于大众传媒，其传播方向面对社会，必须保证传播的信息的有效性和权威性。
二、年鉴商品性和日常文字材料产品性区别
冗余信息弊处很多。首先是挤占了真正有价值的信息的位置。年鉴的版面有限，具体分配到某一类目、某一行业，是有字数限制的，不能任意增减字数，扩张版面。冗余信息的出现，势必挤占有价值的信息版面，从而使读者想看的内容因为版面紧张而失去刊出的机会。其次是增加读者阅读难度。冗余信息和有价值信息混杂，前者会稀释信息的价值，干扰读者对信息的价值判断，影响读者信息接受时的取舍。第三是影响年鉴编校进度和编校质量。冗余信息不管多少，编辑均要看完，或加以提炼，或加以删简。冗余信息的存在，说明年鉴编校质量不高，会在一定程度上降低年鉴整体资料的权威性和有效性。避免冗余信息，必须从源头抓起。解铃还需系铃人。冗余信息从作者处来，还得在作者处解决。
在作者处解决，组稿阶段是关键。年鉴作者一般是机关、事业、企业的办公室和宣传部门的工作人员，他们在撰写年鉴稿件时，在心理上是把撰稿任务当作“工作”的一部分。确切地说，是其工作中撰写的大量文字材料的一部分。因此，除个别熟悉年鉴的老作者外，大多数作者在撰稿时没有商品意识，没有想到所撰写的内容最终成为一种商品——年鉴的一部分，仍和日常的文字材料相同。如此一来，在撰写年鉴稿件时出现大量冗余信息就不难理解了。
年鉴是一种特殊的大众传媒，是一种优质的文献信息源。日常工作中的文字材料，诸如总结、报告、汇报等，仅仅是日常工作流程中的一个符号，是工作产品。因此，二者有着截然不同的区别，年鉴在组稿时应向作者说明这种区别，以提高年鉴作者对年鉴稿件的认识和理解。
第一是写作要求不同。文字材料由于长期机关化作风的影响，撰写时形成了一个约定俗成的“潜规则”，必加“套话”、“号召性话”等，似乎无此便不成文，无此稿子便过不了关。没有任何教科书和文件有此规定，只是在一种氛围内代代沿袭，口传心授，耳提面命，遵照“潜规则”行事。撰写年鉴稿件一定不能受“潜规则”影响，应直奔主题，叙述客观事实。
第二是阅读对象不同。文字材料是为处室而写，为领导而写，为上级部门而写，说到底是为组织而写，为组织内部交流和正常运转而写，阅读对象是组织。年鉴稿件是为读者而写，是为了读者能从年鉴中提取研究、决策、了解情况之用的信息。年鉴读者包括组织内读者，更包括组织外的读者，而以组织外的读者居多。年鉴读者没有组织限制，没有身份限制，没有职务限制；谁都有权购买，谁都可以借阅。
第三是传播范围不同。文字材料在组织内部成员之间、组织与社会群体之间传播，属直线型传播，对上是自己的上级组织，对下是自己的下属机构，对内是组织间的不同处室，对外是社会群体，沟通渠道单一，有着严格的规定性，传播范围受到密级限制，受到组织层次限制，受到体制限制。年鉴稿件是向外传播，属扩张性、发散性传播，面向全社会，跳出了组织的界限，在不违反国家出版法律法规的前提下，不受任何约束，传播的方向、传播的速度没有明确的规定性。
第四是传播的目的不同。文字材料在组织内部流动，属于组织传播，目的是稳定组织成员，应付外部环境，维持组织持续、健康、协调运转，实现公共管理职能。年鉴向社会传播信息，目的是为研究者、决策者和了解者提供信息服务，满足人们的信息需求。
第五是信息接受方式不同。文字材料不是商品，严格按照组织程序传递，信息的接受者是根据组织的所处区域、级别、性质和个人职务大小、岗位分工等，无偿接受信息。信息接受与否，是由组织系统决定的，单个组织和个人无权决定，信息接受具有强制性。年鉴稿件是商品，向全社会作无定向性传递，其信息接受者必须先付费，然后才能有使用年鉴信息的权利。付费的东西一定要物有所值，这个“值”体现在价格与信息的有效性相对应，所以，年鉴读者要求年鉴信息要尽量减少或没有冗余信息，尽量使冗余信息对有效信息的干扰、排斥降为零。是否接受年鉴，话语权在读者，可以要，也可以不要。
以上五点区别，应提醒年鉴撰稿者予以高度重视，加深对年鉴的认识和理解，在撰稿时自觉杜绝冗余信息的出现。
三、如何判断稿件的价值大小
在撰稿时避免冗余信息，除了严格区别年鉴稿件和文字材料外，作者还要弄清楚进入年鉴稿件的内容信息价值大小。
所谓的信息价值，是指对信息接受者信息缺乏的满足程度，即通常所说的对读者“有用”程度的大小。年鉴内容所蕴含的信息越丰富，年鉴信息接受者即读者对信息缺乏的满足程度越大，信息价值就越大。那么，当作者面对一个单位、一个行业一年来各种各样的事情，如何判断内容的信息价值大小，从而选择那些信息价值大的内容收录进年鉴？这是作者非常头疼的事。身处其间，有时确实难识庐山真面目。这就要求年鉴在组稿时，向作者提供一个取舍的标准，筛选信息，过滤掉冗余信息和信息价值小的内容，留下信息价值大的内容收入年鉴。有没有取舍标准？在组稿时，我们经常要求作者把上一年度大事、要事、新事、特事收录进年鉴，这似乎是一个标准。从表面上看，大事、要事、新事、特事十分重要，信息价值大，入鉴应没有疑义。但是，实际情况往往并非如此。因为有的大事、要事、新事、特事所含的信息价值不大，没有向社会传播的意义，就不适宜收录进年鉴，或者不宜专立条目记载，在概况中简要交待即可。比如：某市搞股份制改革已多年，某企业现在也实行改制，此举从全市范围看，时效性已失，“新”意不够，不具代表性，满足不了读者信息需求，信息价值就不大，就不一定要收入年鉴，或是专立条目详述；某局成立一个新单位，此事对这个局而言是一件大事，但是出了这个局范围，就不会有多少人关心这件事，大多数读者不需要这种信息，没有普遍性，所以其信息价值较低，属于冗余信息的一种——内视信息，应尽量避免；一些全国性座谈会、培训班和某某上级视察某地等内容，往往没有实质性结果，虽从行业、部门角度来说是一件大事，甚或是特事，但并不体现这个行业、部门所承担的社会职能，信息价值较低，不是读者兴趣的焦点，在年鉴中应尽量简化处理。
所以，对待大事、要事、新事、特事，要认真鉴别，进行信息价值大小的判断。在此，可以提醒作者在日常的工作、学习、生活中，从关注度和共鸣度两个方面判断大事、要事、新事和特事的信息价值大小，从而在选择中比较，在比较中选择，最终敲定年鉴的内容。
所谓关注度，是指引发圈外人对事件的兴趣程度。这是由利害关系决定的。事件产生的结果使得事件范围之外的人受到影响，彼此发生利害关系。圈外人对事件表示兴趣，关注这种利害关系，表明事件所透露出的信息重要，人们对“想得到满足”的信息需求。兴趣越大，关注度越高，信息价值越大。
一个事件是否受到大家关注，作者应从以下几个方面确定：一是报纸、电视等媒体有过报道，特别是有过连续报道，在当时产生了一定新闻性的事件，说明关注度高。二是平时电话咨询、电子邮件咨询和上门咨询的问题有一定的倾向性，在某几个方面比较集中，说明关注度高。三是属于政府的重大工程，或是重大工程中的重要节点，其牵涉面广，影响众多百姓利益，在日常工作、学习、生活中大家都表示出关心，说明关注度高。四是属于社会各界都在谈论、探讨、研究的社会现象和自然现象，现象产生的影响和现象背后的原因包含了很多社会性问题和知识性问题，说明关注度高。五是关系到重大奖项获得者、重大事故引发者、重大成果创造者等，是一段时间内人们谈论的焦点，嘴边的话题，说明关注度高。
所谓共鸣度，是指引发圈外人对事件的认同程度。这是由心理因素决定的。事件产生的结果使得事件范围之外的人在心理上产生认同感，发生共鸣。共鸣越强烈，对接受者借鉴意义越大，具有较大的参考作用，从而表明信息价值越大。据此，作者在撰稿时，可以将平时记忆中单位之外的同行对事件的评价、感受和认同程度进行搜寻、排列、比较，将认为有借鉴作用的事件纳入撰稿视野。
在实践中，共鸣度强的事情常常赢得同行的尊重，并使得同行在心理上靠近、做法上借鉴、行为上效仿。其特点一般表现为：一是具有首创性。在某个行业、某个区域中，往往是第一个完成某项工作、研究，第一个成立某某组织、机构，第一个实现某某目标等，成为行业和区域的风向标。二是表现出独特性和异质化。在大家都在做的事中表现出不同一般的特点，显示出别无分店的差异。三是体现出“之最”性。和大家做同样的事，却做得最好、最大、最小、最高、最低、最早、最晚等，表现出第一的优异成绩。四是表现出区域性。地区优势明显，在发展中时刻表现出这种地区优势，从而产生与地区优势紧密结合的产业、环境和景观，“人无我有，人有我优，人优我特”。
从关注度和共鸣度入手，我们可以看到，关注者和共鸣者均是圈外之人，与事件发生地有着一定的距离；关注度高和共鸣度强的事件穿透力强，波及范围广。所以，经过一段时间沉淀，作者选择当年关注度高和共鸣度强的事件入鉴，清晰、完整、客观、公正，可以保证年鉴具有丰富的信息含量，实现有效传播。
