条目是年鉴的基本单元，它由标题、正文和撰稿人署名组成。年鉴的内容主要是通过条目这个手段来表现的，可以说条目是年鉴的主体。一部年鉴，条目文字一般占60％左右，年鉴质量的高低，在很大程度上取决于条目的质量。因此，一部年鉴要成为精品，必须下功夫精心撰写条目。如何撰写年鉴条目，可以从年鉴条目的设置、条目的取材、条目的表述方法、条目的标题等几个方面着手：
一、条目的设置
1、条目的特征
条目具有“三性”：一是独立性，一事一条，独立成篇，有题目、有中心内容、有中心内容的材料和数据、有时间、有地点、有结果，是一个完整的结构；二是排他性，作为一个独立的条目，有其特定的内容范围，不能在一个条目中记述几件事情，不能兼收并蓄；三是年度性，条目所记述的除首部年鉴可作适当追溯外，其内容只能是上年度内发生的事物，不能超越。有时即使采用一些历史资料，也只是作为背景材料，为内容的深度和广度服务。
2、条目的类型
年鉴条目的类型，根据其记述的内容，一般可以分2类，即：综合性条目、专题性条目。
①综合性条目。主要反映一个行业、一个部门、一个领域全貌的条目，其表现形式主要有综述、概况等，设在类目或栏目之首，起到统领栏目或条目的作用。综述偏重于勾勒事物发展变化的特点及趋势，概况偏重于勾勒事物发展的基本面貌；综述的显著特点是既综合概括，又作适当分析。撰写时要求简述背景，勾勒总貌；综述成就，分析特点；纵横比较，彰显得失：简略评书，预测趋势。概况是综合反映一个部门，行业的基本情况，撰写时要求做到记述内容的全面性和文章表述的综合性，包括行业、部门的年度基本情况，主要工作指标和成就，主要特点、存在的主要问题等。
②专题性条目。主要反映一个行业、一个部门、一件事物的某一侧面的情况，是对同一事物、事件的综合处理及概括记述。它可分为常规性条目、单一记事性条目、人物条目等。常规性条目所记述的是某一部门、某一学科的年度内的专项工作，具有一定的稳定性和连续性，年年都要列目。如“财政”中的“财政收入”、“财政支出”；“金融”中的“存款”、“贷款”等就属于这一类型的条目。单一记事性条目是记述某一事件、某项活动、某项工程、某项成果、某个会议等单项内容的条目，一般应有时间、地点、组织单位、原因、结果等，一事一条。其内容具有排他性和专指性，信息单一，具有直观性。人物条目，除记述人物姓名、性别、民族、籍贯、生（卒）年份、单位、职务、职称、党派、学历、简历外，应主要记述人物特点、主要事迹和影响。
3、立条的标准
设立条目的主要标准是：重大、典型、有新意，这是条目具有年度特色的体现。一年内的事情很多，而年鉴中的条目数量有限，故立条不能面面俱到，必须选择本年度内最重大、最有典型意义，最有新意的事情立为条目。有的事物，孤立地看也许并不重要，但是从全局看可能预示着一项新事业的发展，或有一定的指导意义，亦可考虑立条。
二、条目的取材
要写好一个条目，必须占有充分的材料，要重调查，重核实，掌握大量丰富的第一手资料，所以条目的取材是撰写条目的前提和基础。取材是否充分、恰当，直接影响条目的质量。
年鉴是一种年刊，是具有综合性、系统性特点的资料性工具书。年鉴编撰工作就是把大量分散的，无序的信息，经过收集、筛选、整理、撰写，使之变为集中，有序的资料，然后编印成册，以便于收藏、保存和供读者查阅、使用。明确了年鉴的性质及定位，年鉴的取材及撰写就有了明确的目标和方向。
1、取材要注意以下几点原则：一是要体现和符合年鉴编纂方针和出版宗旨，项目齐全、有点有面；二是要有历史价值和历史意义，注意典型性；三是要有新意，能反映年度特点、地区特点和行业特点；四是要讲究实用性，要从读者需求出发，努力发掘社会普遍关心的热点、焦点、兴奋点问题。
上述原则是条目取材和撰写时必须遵循的，但比较抽象，不易操作。具体到一本年鉴的编撰上，其收录内容应是全面系统的、综合性的。一年内发生的事情值得记述的很多，但我们不可能事无巨细、全部照收，必须精选那些符合上述原则的具有“全”、“大”、“要”、“新”、“特”等特点的事来写。
“全”：指对上一年发生的事情或所作的工作要进行全面回顾，着眼全局，掌握全面情况。选题的视野要广阔，选材的范围要宽泛，搜罗材料要齐全，不要遗漏某一方面的情况。
“大”：指上年发生的重大事件，举办的重大活动，产生了重大影响的工作或举措等。
“要”：指上年本系统、本单位、本部门做的主要工作，采取的主要措施，发生的主要变化。这些工作、措施和变化虽从全地区、全行业看不能算重“重大”事情，但从本系统、本单位的角度看是“主要”的，很有分量的，在反映这一工作时，不能不加以记述。
“新”：指上年发生的新情况、新事物、新成果、新经验、新问题，以及新获得的奖励、荣誉等。
“特”：指上年发生的具有年度特点、地点特色或行业特殊性的事情，以及那些特别的事情了。
2、搜集素材的主要途径：①积累相关文件、剪报、汇报、内部资料，特别是认真研究年度工作总结，从中了解、掌握一年里工作的发生、进展情况，以及工作成绩、经验或存在问题。同时掌握基本情况、必要数据、典型事例、典型人物事迹，可从中提炼资料，或获取进一步调查的线索。②收集相关的报刊和有关书籍，从中发现上年发现的重要事件、活动。相关书刊、文章、调查报告、统计资料等都是具有重要价值的写作素材，可从中发现线索、提取材料，或摘编改写条目。③收集相关的照片和图表，清摄影者与相关单位提供。④尽量收集相关会议材料，工程建设方案、科研成果的验收报告等。⑤有针对性地深入采访、作调查研究，如商品流通中的各类超市、民营企业，社会现象以及民风民俗等内容。
总之，要在全面了解的上年情况的基础上，尽量详细地搜集素材。对搜集到的素材，再进行鉴定筛选，去伪存真，去粗取精，浓缩集中，进行加工、整理，去掉那些不真实准确的，只反映局部状况、事物表象的部分，保留那些确有价值的素材。对事情发生的时间、地点、单位、人名、数据等都要弄清楚，做到准确无误，从而为写作打下良好的基础。对那些重要的年度性资料要特别关注，一边做到大事、要事不漏，新事、特事不掉。对材料的收集还要注意日常的积累工作，只有收集了大量的素材，才可以进行取舍、加工，写出一个好的条目来。
三、条目的表述方法
条目是年鉴的主体。年鉴的质量主要体现在条目的质量上。年鉴编撰的特点是众手成书，是一项系统工程。由于各个作者的写作能力、思想水平、写作素材等都不同，很容易形成条目的写法、质量上的参差不齐。因此，强调条目的规范化写作非常必要。只要运用统一的选题原则、统一的写作方法，就可以形成比较规范的，有较高质量的条目，从而为后期的编辑。出版工作创造有利条件。
年鉴条目，从内容上看，有综合性条目与专题性条目之分；从篇幅上看，有大、中。小之别；从时间上说，有常规条目（固定设置，每年更换内容，以保持年鉴的连续性）和年度性条目（每年更换选题）的差异。不管哪一类条目，撰写时均应重视表述的方法。
条目表述必须符合鉴体。年鉴条目有其独具一格的写作形式，这是由其资料性工具书的性质决定的。年鉴写作要求记述文与说明文文体，不用文艺文体和议论文体。不能像文艺作品那样去描写抒情、渲染气氛，也不能如政治和总结报告那样去阐发观点、发表议论。为此，特别强调以下四点：
①言之有物。条目写作要开门见山，直陈其事，一般不需要导语。记述要素齐备，一般要具备时间、地点、人物、事件、特点、原因、结果等七个要素。内容要扎实、丰满，具体实在，切忌空谈。
②用事实说话。对记述的事物不进行评论，用事实去体现观点，让读者从中得出结论。杜绝夸饰溢美之辞，排斥教诲式、命令式语句。
③文字精炼。要惜墨如金、文约事丰，挤于一切水分，保持朴实、庄重、简练、严谨的语言风格，向读者提供高浓缩的信息结晶。
④规范行文。年鉴是集体创作，需格外强调规范全书的行文。要用规范的现代汉语，不用文言。方言、俚语。数字、时间、称谓、简称、计量单位等等，均要按照编撰规范执行，不可自行其事。
当然，还要讲究写作技巧，注重文采，增强年鉴的可读性。条目撰稿人应该发挥备自长处，运用充分的资料和记实的手法，使条目写得各有风采，令人爱读。
下面从综合性条目和专题性条目两类条目，分别说明其特点和写法。
综合性条目。此类条目要求写出两部分内容：一是年度基本情况，要全面性、概括性。二是年度必要数据，要求全面准确，有连续性。
专题性条目。这是反映一件事情或一个方面突出典型的条目。它反映的是点上的。微观情况。记述要求：一是所记述的内容有历史价值和社会价值，属上年发生，内容新颖、突出。二是精心提炼题目，从所记述的内容中提取中心意思，抓住实质，以简洁提炼题目的文字反映出来，起到“画龙点睛”的作用。三应记叙完整，避兔内容重复。对跨年度的内容如工程建设，科研开发等，记述中对上一年之前的情况作简要回顾，重点仍是上年内的情况。
四、条目的标题
条目标题是查阅信息的根据，要简洁准确，使人看到标题就能大致知道条目的内容。好的标题还能使条目具有吸引力。条目标题一般采用直叙式，用一句话或几个字表明。表现内容主题的词，要尽量放在前面，以求清晰明了，便于检索。
条目标题文字表达时应注意以下四点：
①应力求短小精悍，篇短明确，用一句话，几个字表明事情就行了，越短越好。
②不宜用总结、动员报告式的标题。有的作者来跳出总结报告式的写作模式，拟定标题时因袭、套用报告式语句非常明显。
③不宜多用副词，形容词等修饰语。年鉴稿主要采用记叙体，应开门见山，直叙其事，过多的副词、形容词不宜在年鉴稿中出现，更不宜多用带有修饰性的词语。
④不宜与内容脱节。条目标题是条目内容的概括，标题不仅要鲜明，而且文字要简洁、准确，但有的作者忽略了这一点，出现条目标题与内容不吻合现象。⑤
年鉴条目的撰写，如果能够把握以上几个方面，相信一部好的年鉴将水到渠成。
