课程背景:
在职场上90%行政助理或秘书没有受到专业系统训练;
工作中总被动行事,不能主动掌握工作节奏;
想为领导做的更多、更好却没有好的方法、思路;想更好的执行领导决策,却得不到支持;
想为公司节省费用,却不知从何下手;想更好处理好公共关系(政府公关),却不得要领。
如何清晰看待行政助理、行政秘书的工作,如何高效解决工作中的困惑与矛盾。
课程目的
1、清晰了解文秘、行政助理的角色认知,分析工作能动性不强的问题,让大家更多了解自身能力与竞争力,帮助提升行政工作的愉悦感。
2、了解并帮助塑造作为一个专业化的行政助理、秘书所需具备的职业形象与商务礼仪。
3、提高行政助理及文职人员的时间管理能力,最终提升工作效率及工作质量。
4、了解高效会议管理的技巧,并通过练习成为卓越会议记录、会议主持人的角色。
5、成为上司的得力助手,使之沟通及协调等工作更加专业化。
主讲老师:何澜
华东师大应用心理学硕士,现任浙江大学求是研究院高级讲师、首席人才测评师,清华大学、上海交大特邀高级讲师;浙江电视台经视频道《非常董事会》专家评论员。拥有十多年的企业管理及培训经验,心理学与各种人才测评技术融入课程,将知名企业实际工作中的众多典型案例与课程内容相结合,深入浅出、通俗易懂,实操性强。曾经服务中国银行、工商银行、南方电网、中国移动、华为、可口可乐、神州数码、美的等多家知名企业。
培训方式:案例分享、实务操作演示、互动讨论、培训游戏等
培训对象:各级助理和秘书:总裁(总经理)秘书、部门秘书、办公室主任、行政部经理(助理、主管、文职人员等
课程大纲:
模块一 企业行政文秘职业素养及角色认知
行政人员工作定义与定位分析;
企业文秘职业发展;
文秘人员的职责与主要工作内容;
优秀文秘人员的职业素养养成;
工作中激情、认真、坚持工作的性格养成
了解我的职业行为模式。
模块二 提升文秘/行政助理职场沟通技巧
了解沟通定义;
沟通失败的原因分析;
秘书职业沟通技巧提升练习(说、听、问能力提升);
了解你的沟通对象的风格与特点;
用心与你的上司沟通;
怎样和你的上司相处;
如何对待不同类型的上司;
站在下级的位置上思考上级的事;
与上级相处三大注意事项;
上司的行程安排;
处理和上司的关系应对之道实例解析。
模块三 办公室5S及办公用品管理
整理、整顿、清扫、清洁、修养。
印信管理办法;
电话事务管理;
邮件收发管理;
零用钱与报销制度;
值班管理事项与情景练习;
文件处理流程化;
维护各类办公设备的正常使用接待客人流程;
接待重要客户的注意事项。
模块四 会务组织与管理
会务分类-组织思路;
组织阶段:会前准备、会中协助、会后整理;
企业会议几种特征分析,企业会议现状代表企业竞争力显现;
解决问题会议的流程与组织;
会议频率分析;
会议效率不高的原因分析;
会议通知的写法与练习;
如何担任会议主持人?现场模拟训练
如何当好会议秘书?
不同现场如何排列座位顺序?
如何避免陷于会议忙碌之中? 会议准备工作清单
如何在会后跟进?
如何在下次会议中改进会议习惯?
模块五 商务礼仪与职业形象塑造
个人形象塑造及礼仪
1、着装的TPO原则;
2、女士着装的要点;
3、男士着装的规范;
4、仪容礼仪规范;
5、化妆的礼仪;
6、站、坐、行的礼仪规范;
7、恰当的肢体语言。
行政秘书公共场合礼仪
1、见面介绍的礼仪;
2、问候的礼仪;
3、名片的使用;
4、不同程度的握手传递不同的第一印象;
5、建立最有亲和魅力的形象总结。
模块六 时间管理及工作统筹技巧
时间管理的误区;
时间管理的原则;
目标管理与80/20法则;
缓急轻重的优先管理;
沙盘演练看看我的时间状况分析;
我还有多少时间?我如何看待我的时间?
个人时间与领导工作时间计划与安排;
秘书在工作开始前、开展中、结束后提升时间管理策略;
有效利用时间技巧。
模块七 如何面对挫折?
挫折定义与认识;
内观自我,了解潜意识自我认知;
认识我的欲望;
树立正确的人生观与价值观;
面对挫折,依然快乐的八大秘诀。